Jetzt mal ganz ruhig Blut...
Momentan läuft erstmal die Abstimmung über den Veranstaltungsort an sich.
Wenn die abgeschlossen ist und feststeht, wohin es überhaupt geht, sind immer noch knapp 8 Monate Zeit für die Orga an sich.
Meiner sehr bescheidenen Erfahrung nach, kann man das Meiste auch gut aus der Ferne organisieren.
Aktivitäten wie Stadtführungen, Museumsbesuche etc. lassen sich wunderbar nur mit Mail und Telefon organisieren.
Das Wichtigste, sobald feststeht wo es hingeht, ist die Suche und Reservierung von Locations für die Abendveranstaltungen/Essen. Da geeignete Räumlichkeiten zu finden, wo so eine Horde wie wir möglichst zusammenhängend untergebracht werden kann, ist quasi nur für Einheimische/native people machbar. Die Reservierung und Menüauswahl selber kann man dann sehr gut wieder per Telefon/Mail bewerkstelligen. Es ist allerdings angezeigt, wenigstens einmal persönlich vor Ort zu erscheinen um Absprachen bezüglich Aufstellung der Tafel, genaue Platzwahl im Restaurant und Rechnungsstellung/Bezahlung zu treffen.
Wer auch immer am Ende das Rennen macht ortstechnisch, ich biete gerne meine Unterstützung in Sachen Orga für die Samstagsaktivitäten an. Auch kann ich potentiellen Organisatoren hinsichtlich Kommunikation mit den Restaurants behilflich sein, sofern gewünscht.
Am Ende des Tages ist das Ganze mit der Vorlaufzeit kein wirklich großes Ding, wenn man rechtzeitig die potentiellen Aktivitäten und eine Vorauswahl für die Essensgerichte zur Auswahl stellt. Dies sollte m.M.n. bis spätestens Ende März passieren.
Wichtiger ist, dass sich jeder nachdem feststeht wo es hingeht, um Unterbringungsmöglichkeiten kümmern kann. Mit der Vorlaufzeit sollte man da noch einigermaßen Bezahlbares finden.

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Immer, wenn man die Meinung der Mehrheit teilt, ist es Zeit sich zu besinnen.
- Mark Twain
open mind for a different view and nothing else matters!

Auerbachs Keller, wo sonst. Dort kann man auch mit größeren Gruppen unterkommen.